Dropdown List এবং Data Validation

Microsoft Technologies - মাইক্রোসফট এক্সেল (Excel) Excel Data Entry এবং Autofill Techniques |
204
204

Excel-এ Dropdown List এবং Data Validation ব্যবহার করা হয় ডেটা এন্ট্রি প্রক্রিয়াকে আরও সঠিক এবং সহজতর করার জন্য। এটি ব্যবহারকারীদের নির্দিষ্ট মান ইনপুট করতে সহায়তা করে এবং ভুল ডেটা এন্ট্রি প্রতিরোধ করে। এই ফিচার দুটি অনেক ক্ষেত্রেই ফর্ম বা শিটে তথ্যের সঠিকতা নিশ্চিত করতে ব্যবহৃত হয়।


Dropdown List তৈরি করা

Dropdown List ব্যবহারকারীকে নির্দিষ্ট কিছু অপশন থেকে একটি নির্বাচন করতে সহায়তা করে, যা ডেটা এন্ট্রি সহজ করে তোলে। এই তালিকাটি সাধারণত Data Validation ফিচার ব্যবহার করে তৈরি করা হয়।

Dropdown List তৈরি করার ধাপ:

  1. সেল নির্বাচন করুন: প্রথমে সেই সেলটি নির্বাচন করুন যেখানে আপনি Dropdown List তৈরি করতে চান।
  2. Data Tab-এ যান: Data ট্যাবে গিয়ে Data Validation অপশনটি ক্লিক করুন।
  3. Settings Tab নির্বাচন করুন: Data Validation ডায়ালগ বক্সে Settings ট্যাব নির্বাচন করুন।
  4. Allow-এ List নির্বাচন করুন: Allow ড্রপডাউন থেকে List নির্বাচন করুন।
  5. Source ফিল্ডে মান লিখুন: Source ফিল্ডে আপনার Dropdown List-এর জন্য মান লিখুন, যেমন:
    Option1, Option2, Option3 (কমা দিয়ে পৃথক করে বিভিন্ন অপশন লিখুন)।
  6. OK ক্লিক করুন: সবকিছু ঠিক থাকলে OK বাটনে ক্লিক করুন।

এখন আপনি নির্বাচিত সেলে একটি ড্রপডাউন দেখতে পাবেন, যেখানে আপনি পূর্বে নির্ধারিত অপশনগুলির মধ্যে থেকে একটি নির্বাচন করতে পারবেন।


Data Validation ব্যবহার

Data Validation একটি শক্তিশালী টুল, যা আপনাকে সেলগুলিতে নির্দিষ্ট ধরনের ডেটা প্রবেশ করতে বাধ্য করতে সহায়তা করে। এই ফিচারটি ব্যবহারকারীকে ভুল ডেটা এন্ট্রি করার থেকে রক্ষা করে এবং ডেটার মান সঠিক রাখতে সাহায্য করে।

Data Validation সেটআপ করার ধাপ:

  1. সেল নির্বাচন করুন: প্রথমে সেই সেল বা রেঞ্জ নির্বাচন করুন যেখানে আপনি ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করতে চান।
  2. Data Tab-এ যান: Data ট্যাবে গিয়ে Data Validation অপশনটি ক্লিক করুন।
  3. Settings Tab নির্বাচন করুন: Settings ট্যাবে গিয়ে আপনি এখানে বিভিন্ন ধরনের ডেটা প্রবেশের শর্ত নির্ধারণ করতে পারবেন।
    • Whole Number: শুধুমাত্র পূর্ণ সংখ্যা (Integer) প্রবেশ করতে পারবেন।
    • Decimal: দশমিক সংখ্যা (Decimal) প্রবেশ করতে পারবেন।
    • List: নির্দিষ্ট মান বা Dropdown List নির্বাচন করতে পারবেন (এটি আমরা আগেই আলোচনা করেছি)।
    • Date: শুধু একটি নির্দিষ্ট তারিখের মধ্যে ডেটা প্রবেশ করতে পারবেন।
    • Time: শুধু একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে ডেটা প্রবেশ করতে পারবেন।
    • Text Length: শুধু একটি নির্দিষ্ট দৈর্ঘ্যের টেক্সট প্রবেশ করতে পারবেন।
  4. Input Message (ঐচ্ছিক): যদি আপনি চান, তবে Input Message ট্যাবে গাইডলাইন হিসেবে একটি বার্তা যোগ করতে পারেন, যা ব্যবহারকারীকে সঠিক তথ্য প্রবেশ করার জন্য নির্দেশনা দেয়।
  5. Error Alert: যদি ব্যবহারকারী ভুল ডেটা প্রবেশ করেন, তবে একটি ত্রুটি বার্তা প্রদর্শন করতে Error Alert ট্যাব ব্যবহার করতে পারেন।
  6. OK ক্লিক করুন: সবকিছু ঠিকঠাক থাকলে OK ক্লিক করুন।

Data Validation এবং Dropdown List এর সুবিধা

  • ডেটা সঠিকতা নিশ্চিত করা: Dropdown List এবং Data Validation ব্যবহার করে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে সেলগুলোতে শুধুমাত্র সঠিক এবং অনুমোদিত ডেটা প্রবেশ করা হচ্ছে।
  • ব্যবহারকারীর ইনপুট সহজ করা: Dropdown List ব্যবহার করলে ব্যবহারকারী শুধুমাত্র নির্দিষ্ট অপশন থেকে নির্বাচন করতে পারেন, যা তাদের জন্য প্রক্রিয়া সহজ করে তোলে।
  • ভুল ডেটা এন্ট্রি প্রতিরোধ: Data Validation এর মাধ্যমে আপনি ভুল বা অযাচিত ডেটা প্রবেশ আটকাতে পারেন।

সারাংশ

  • Dropdown List তৈরি করে আপনি ব্যবহারকারীদের নির্দিষ্ট মানগুলির মধ্যে থেকে একটি নির্বাচন করতে বাধ্য করতে পারেন, যা ডেটা এন্ট্রি সহজ এবং সঠিক করে তোলে।
  • Data Validation একটি শক্তিশালী টুল, যা ডেটার সঠিকতা নিশ্চিত করে এবং ভুল ইনপুট প্রতিরোধ করে।
    এই ফিচারগুলো ব্যবহার করলে Excel শিটে ডেটা এন্ট্রি অনেক বেশি সুনির্দিষ্ট এবং নির্ভুল হবে।
common.content_added_by
টপ রেটেড অ্যাপ

স্যাট অ্যাকাডেমী অ্যাপ

আমাদের অল-ইন-ওয়ান মোবাইল অ্যাপের মাধ্যমে সীমাহীন শেখার সুযোগ উপভোগ করুন।

ভিডিও
লাইভ ক্লাস
এক্সাম
ডাউনলোড করুন
Promotion